文書資料を電子化する前に知っておくべき関連法規と注意点

企業や官公庁では、DX（デジタルトランスフォーメーション）やペーパーレス化の推進に伴い、紙文書を電子化する取り組みが急速に進んでいます。しかし、すべての紙文書を「スキャンしたから紙は不要」と判断してしまうのは危険です。

文書の種類によっては法律で保存方法や保存期間が定められており、誤った運用を行うと法令違反となる可能性があります。本記事では、文書資料を電子化する際に知っておきたい主な関連法規と、その注意点を分かりやすく解説します。

1. e-文書法とは

e-文書法（電子文書法）は、一定の法令で紙による保存が義務付けられている文書について、一定の要件を満たすことで電子データによる保存を認める法律です。

この法律により、多くの行政文書や企業文書について電子保存が可能となりましたが、「電子化できる文書」と「できない文書」が存在します。また、電子保存する際には真正性・見読性・保存性などが確保されていることが求められます。

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿や請求書、領収書、契約書などの保存方法を定めた法律です。

近年の法改正により、電子取引データの保存が義務化され、多くの企業で対応が必要となりました。一方で、紙で受領した書類をスキャン保存する場合にも一定の要件があります。

電子帳簿保存法は税務調査にも関係する重要な法律であり、自社だけで判断せず、税理士や専門家へ確認することも重要です。

建築会社や設計事務所では、確認申請図書や各種検査記録など、多くの建築関連文書を保管しています。

これらは建築基準法などによって保存期間が定められているものがあり、電子化は可能でも原本の保存が必要なケースがあります。

また、大判図面や製本図面は劣化しやすいため、高精細なスキャンによって電子化しておくことで閲覧性の向上やバックアップとして有効です。

法人税法では、帳簿や決算書類、請求書などについて保存期間が定められています。

保存期間中に誤って原本を廃棄すると、税務上の問題となる可能性があります。

電子保存へ切り替える際には、電子帳簿保存法との関係も確認しながら運用することが重要です。

電子化サービスをご利用いただく際によくあるご質問が、「スキャンしたら紙は処分できますか」というものです。

答えは「文書の種類によります」。

電子帳簿保存法の要件を満たしてスキャナ保存できる書類もあれば、契約上や法令上の理由により原本保存が必要な文書もあります。

また、行政機関への提出が必要な書類や、将来的に証拠能力が求められる文書については、電子化後も原本保管を継続するケースがあります。

そのため、電子化を進める前には次の点を確認しましょう。

これらを事前に確認することで、後から書類が必要になった場合のトラブルを防ぐことができます。

文書の電子化は、保管スペースの削減や検索性の向上、BCP対策など多くのメリットがあります。しかし、法令を理解せずに電子化を進めてしまうと、重要書類を誤って廃棄してしまうリスクがあります。

特に会計書類や契約書、建築関連図書などは、それぞれ異なる法律が関係しているため、文書の種類ごとに適切な保存方法を選択することが重要です。

当社では文書・図面・製本資料・契約書・帳票類など幅広い資料の電子化に対応しております。電子化の目的や保存方法、スキャン後の原稿管理についてもご相談いただけますので、これからペーパーレス化をご検討のお客様はお気軽にお問い合わせください。