DX（デジタルトランスフォーメーション）が企業や自治体で急速に進む中、紙文書の電子化は避けて通れないテーマとなっています。しかし、その一方で「情報漏洩」という新たな課題に直面している担当者様も少なくありません。
医療機関では診療録や検査記録、官公庁では住民情報や登記関係書類、企業では顧客台帳や契約書など、電子化を検討する文書の多くには個人情報や機密情報が含まれています。
近年ではサイバー攻撃やランサムウェアによる被害が社会問題となり、情報資産に対する意識はこれまで以上に高まっています。そのため、「電子化したいが、資料を社外へ持ち出すことができない」というご相談をいただくケースが年々増えています。
持ち出せない文書は、現地で電子化する時代へ
こうした課題を解決する方法が「出張スキャンサービス」です。
出張スキャンとは、お客様の施設内へ専門スタッフとスキャナーを搬入し、その場で電子化作業を行うサービスです。紙資料を外部へ搬出する必要がないため、情報漏洩リスクを大幅に低減できます。
特に次のようなケースでは出張スキャンが最適です。
- 医療機関のカルテや診療記録
- 官公庁の行政文書・住民情報
- 金融機関の契約書類
- 研究機関の機密資料
- 製造業の設計図面や技術資料
- 顧客情報を含む企業文書
「持ち出せないから電子化できない」という問題を、現地作業という方法で解決します。
コピーサービスで培った現地作業のノウハウ
エビスの出張スキャンは、近年始まったサービスではありません。
そのルーツは、紙資料のコピーサービスを行っていた時代まで遡ります。
当時から官公庁や企業のお客様より、「外部へ持ち出せない重要資料を現地で複写してほしい」というご依頼を数多くいただいてきました。
その経験を積み重ねる中で、全国各地の施設へ複写機やスキャナーを搬入し、現地で作業を行う独自のノウハウを蓄積してきました。
現在では、その豊富な経験を電子化サービスへと発展させ、多くの自治体や企業様のDXを支援しています。
専門スタッフと専用機材が現地へ
出張スキャンでは、ご依頼内容に応じて最適な機材を選定します。
大量文書を高速処理するドキュメントスキャナー、大判図面用スキャナー、非破壊ブックスキャナーなど、原稿の種類に合わせた機器を搬入し、経験豊富なスタッフが作業を担当します。
作業量や納期に応じて必要人数を配置するため、お客様が社内で作業を行うよりも短期間で効率よく電子化を進めることができます。
また、施設によっては立ち入り可能な区域が限定されている場合があります。そのようなケースでも、お客様の運用ルールに合わせた柔軟な作業体制をご提案いたします。
セキュリティと品質を両立した電子化
電子化業務では「速さ」だけではなく、「安全性」と「品質」が重要です。
エビスでは、プライバシーマークに基づく個人情報保護体制を構築するとともに、ISO9001に基づく品質管理を継続しています。
さらに、文書情報管理の専門知識を持つスタッフが、お客様の資料に適した電子保存方法や運用方法をご提案し、安全で実用性の高い電子化を実現します。
全国対応でお客様のDXをサポート
エビスはこれまで、日本全国の官公庁、企業、教育機関、研究施設など、多様な現場で出張スキャンを実施してきました。
現地への機材搬入から設置、スキャン作業、成果品の作成まで、一貫した体制で対応いたします。
情報資産は企業や組織にとって最も重要な財産の一つです。
「持ち出せないから電子化できない」と諦める必要はありません。
現地で安全に電子化するという選択肢があります。
個人情報や機密情報を含む文書資料の電子化をご検討の際は、豊富な現地作業実績を持つエビスの出張スキャンサービスをぜひご相談ください。情報セキュリティと作業効率を両立し、お客様のDX推進を確かな技術でサポートいたします。
