企業や自治体の倉庫には、過去の契約書、工事資料、設計図書、会議資料、人事書類など、長年蓄積された膨大な紙資料が保管されています。
しかし、それらの多くは
- 倉庫賃料が毎月発生している
- 必要な資料を探すまでに時間が掛かる
- 保管場所がいっぱいで新しい資料が収納できない
- 災害や劣化による紛失リスクがある
という課題を抱えています。
紙資料は「資産」である一方、適切に活用できなければ企業経営における固定費となってしまいます。
電子化の目的はスキャンではなくDX
「スキャンすれば終わり」と思われがちですが、本当の目的は紙をPDFにすることではありません。
重要なのは、
- 必要な資料をすぐ検索できる
- 社内で情報共有できる
- テレワークでも閲覧できる
- 保管スペースを削減できる
という新しい業務環境を構築することです。
電子化された資料は、ファイル名やフォルダ管理だけではなく、検索しやすいデータベースとして運用することで初めてDXの効果を発揮します。エビスでは、文書の用途に応じた電子保存方法やデータベース構築まで含めた運用をご提案しています。
社内で電子化すると、想像以上に手間が掛かります
「社内でスキャンすれば費用が掛からない」と考えられるケースもあります。
しかし実際には、
- ホチキスやクリップの除去
- 原稿の仕分け
- サイズ混在資料への対応
- スキャン品質の確認
- PDF整理
- ファイル名入力
- データチェック
- 元資料の再保管
など、多くの工程があります。
担当者が通常業務と並行して作業すると、想定以上の人件費が発生し、本来の業務が停滞してしまうケースも少なくありません。
電子化は「スキャン作業」ではなく、「文書整理業務」でもあるため、経験と運用ノウハウが品質とコストを大きく左右します。
エビスなら「倉庫まるごと電子化」が可能です
エビスは創業以来60年以上にわたり、大手企業や自治体の図面・文書管理に携わってきました。
その経験を活かし、
- 大量資料の仕分け
- 書類・図面・製本資料の電子化
- OCR対応
- データベース構築
- 機密情報に配慮したセキュリティ管理
- 電子化後の溶解処理
までワンストップで対応しています。
大量案件にも対応できる設備と運用体制を整えているため、お客様が社内で作業を行うよりも、結果としてコストダウンにつながるケースも数多くあります。電子化後の不要文書については、情報漏えい対策と環境負荷軽減を両立できる溶解処理にも対応しています。
倉庫整理は未来への投資
倉庫を空けることだけが電子化の目的ではありません。
電子化された資料は、
- 必要な時にすぐ検索できる
- 情報共有が容易になる
- 災害対策になる
- 保管コストを削減できる
- DX推進の基盤になる
という大きな価値を生み出します。
紙資料を保管するために毎月支払い続ける固定費を、企業価値を高めるDXへの投資へと転換できるのです。
まとめ
倉庫に眠る大量の紙資料は、整理・電子化することで固定費削減と業務効率化を同時に実現できます。
エビスでは、60年以上培った文書管理のノウハウをもとに、単なるスキャンサービスではなく、「倉庫まるごとの電子化」をサポートしています。文書の整理から電子化、検索しやすいデータベース構築、電子化後の処分まで一貫して対応し、お客様のDX推進を力強く支援いたします。
倉庫の維持費や資料管理に課題をお感じでしたら、まずは現状の資料量や運用方法をご相談ください。お客様に最適な電子化プランをご提案いたします。
