印刷会社へデータ入稿を行う際、「WordやExcelのまま送っても大丈夫ですか？」というご質問をいただくことがあります。
当社では、できるだけPDF形式でのデータ入稿をおすすめしています。
PDF入稿には印刷品質を安定させるだけでなく、納期短縮やコスト削減にもつながる多くのメリットがあります。今回は、印刷会社がPDF入稿を推奨する理由をご紹介します。
データ入稿はお客様にもメリットがある
近年ではメールやオンラインストレージを利用したデータ入稿が一般的になりました。
データ入稿であれば、ご来社いただく必要がなく、遠方のお客様でもスムーズに印刷をご依頼いただけます。また、印刷会社とのやり取りも簡略化できるため、制作から印刷までの時間を短縮することができます。
もちろん当社では担当スタッフがお客様先へお伺いし、対面でのお打ち合わせにも対応しております。しかし、印刷物の制作では一度のお打ち合わせだけで仕様が決まることは少なく、内容確認や修正を含めると2～4回程度のお打ち合わせになるケースも珍しくありません。
そのため、お客様のスケジュール調整や移動時間などの負担を考えると、データ入稿による効率的な進行がおすすめです。
Officeデータをそのまま印刷すると起こるトラブル
パソコンで印刷データを作成するソフトとして最も利用されているのが、Microsoft Officeシリーズです。
- Word
- Excel
- PowerPoint
これらは文章や表、プレゼンテーション資料を作成するには非常に便利なソフトですが、そのまま印刷データとして使用すると注意が必要です。
Officeファイルは、開くパソコンによって表示内容が変化することがあります。
例えば、
- 使用しているフォントが置き換わる
- レイアウトが崩れる
- 改行位置が変わる
- 図形や画像の位置がずれる
- ページ数が変わる
といった現象が発生する場合があります。
お客様のパソコンでは問題なく表示されていても、印刷会社で開いた際には意図しないレイアウトになってしまうこともあります。
PDFならレイアウトが変わりにくい
PDFは印刷用データとして広く利用されているファイル形式です。
OfficeデータをPDFへ変換することで、
- レイアウトが保持されやすい
- フォントの置き換えが起こりにくい
- パソコン環境の違いによる表示差が少ない
- 印刷会社でも確認しやすい
というメリットがあります。
そのため、印刷会社ではPDF入稿を推奨しているケースが多くあります。
印刷工程でもデータ確認がスムーズになり、修正や確認作業を減らすことができるため、結果として納期短縮にもつながります。
PDF入稿はコストダウンにもつながる
印刷前には必ずデータチェックを行います。
Officeデータでレイアウトが崩れていた場合には、お客様への確認や修正依頼が必要になることがあります。
その分だけ作業時間が増え、印刷開始までに時間がかかってしまいます。
一方、PDFで入稿いただければデータの再確認や修正作業が少なくなり、スムーズに印刷工程へ進めることができます。 不要なやり取りが減ることで、結果として制作コストや印刷コストの削減にもつながります。
OfficeからPDFへ変換する方法
Word・Excel・PowerPointでは、標準機能で簡単にPDFを作成できます。
「名前を付けて保存」または「エクスポート」からPDF形式を選択するだけで、印刷用データとして利用できるPDFファイルを作成できます。
詳しいPDF作成方法については、当社ホームページの「PDF入稿について」をご覧ください。
まとめ
データ入稿は、お客様と印刷会社の双方にとって効率的な依頼方法です。
その中でもPDF入稿は、
- レイアウト崩れを防ぐ
- データトラブルを減らす
- 打ち合わせや確認作業を削減できる
- 納期短縮につながる
- コストダウンにつながる
といった多くのメリットがあります。
初めて印刷会社へデータ入稿されるお客様でも、OfficeデータをPDFへ変換するだけで、より安心して印刷をご依頼いただけます。
当社ではデータ入稿に関するご相談も承っております。PDFへの変換方法が分からない場合でもお気軽にお問い合わせください。
