請求書やDM、会報誌、案内状など、企業や官公庁、学校、各種団体では郵便や宅配便を発送する機会が数多くあります。
発送件数が数十件程度であれば大きな負担にはなりませんが、100件、500件、1,000件と増えてくると、意外に時間を取られるのが宛名シールの作成・貼付作業です。
「印刷するだけだから簡単」と思われがちですが、実際には
- 宛名データを作成する
- 宛名ラベルを印刷する
- シールを台紙から剥がす
- 封筒へ真っ直ぐ貼る
- 貼り間違いがないか確認する
という工程が必要になります。
発送数が増えるほど、この単純作業だけで何時間、場合によっては数日かかってしまうことも珍しくありません。
そこでおすすめしたいのが封筒へ直接宛名を印刷する方法です。
宛名シールを貼らないという発想
実は宛名印刷は、必ずしもラベルシールを使う必要はありません。
対応したプリンタであれば、封筒へ直接住所・氏名を印字できます。
直接印字には次のようなメリットがあります。
- 宛名シールを購入する必要がない
- シールを貼る作業が不要
- 貼り間違いを防げる
- 封筒の見た目がきれい
- 剥がれる心配がない
発送件数が多い会社ほど、この差は大きくなります。
封筒へ直接印刷する際の注意点
便利な方法ですが、どのプリンタでも対応できるわけではありません。
封筒は通常のコピー用紙より厚みがあるため、
- 手差し給紙に対応している
- 封筒印刷モードがある
- 厚紙対応である
などの条件が必要になります。
また、封筒のサイズや紙質によっては紙詰まりが発生しやすく、印字位置の調整にも時間がかかります。
特に長形3号や角形2号など複数サイズを扱う企業では、印刷設定だけでも意外に手間が掛かります。
1000通を超える発送は専門業者がおすすめ
発送件数が数十件程度なら社内で対応できます。
しかし、
- 毎月の請求書
- 会報誌
- ダイレクトメール
- 株主通知
- 学校・PTAのお知らせ
- 官公庁の各種通知
などで1,000通を超える発送になると話は変わります。
宛名印刷だけではなく、
- 印刷
- 丁合
- 封入
- 封緘
- 発送準備
まで含めると、担当者が数日間拘束されてしまうこともあります。
このような場合は、発送業務を専門会社へ委託した方が、結果的にコストも工数も削減できるケースが少なくありません。
バリアブル印刷なら宛名を一件ずつ自動印字
宛名印刷には**バリアブル印刷（可変印刷）**という技術が利用されています。
Excelなどの住所録データを利用し、
- 氏名
- 郵便番号
- 住所
- 会社名
- 部署名
などを一件ずつ自動で差し替えながら印刷できます。
さらに宛名だけでなく、
- 会員番号
- QRコード
- バーコード
- シリアル番号
なども同時に印刷できるため、DMや各種通知書にも幅広く活用されています。
印刷から発送までワンストップで任せられるプリントBPO
発送業務で最も時間が掛かるのは、実は印刷ではありません。
印刷後の
- 封入
- 封緘
- 宛名印字
- 発送準備
- 郵便局への持ち込み
など、多くの手作業です。
株式会社エビスでは、プリントBPOサービスとして、
- 印刷物の制作
- バリアブル印刷
- 封筒への宛名印字
- 封入・封緘
- 発送
までワンストップで対応しています。
また、Excelなどのデータベースを利用し、宛先ごとに異なる印刷物を組み合わせて封入・発送することも可能です。さらに、プライバシーマーク認証やISO9001に基づく品質管理体制を整え、個人情報を取り扱う発送業務も安心して任せられます。
まとめ
発送業務は「印刷」よりも、「宛名シールを貼る」「封入する」「発送する」といった作業に多くの時間を取られます。
封筒へ直接宛名を印刷すれば、宛名ラベルを作成・貼付する工程を省略でき、発送業務を大幅に効率化できます。
さらに発送件数が数百件から数千件に及ぶ場合は、社内で対応するよりも、印刷から宛名印字、封入・発送まで一括で委託できるプリントBPOサービスの利用がおすすめです。
発送業務の負担を減らし、本来の業務に集中したい企業・団体の皆様は、株式会社エビスのプリントBPOサービスをぜひご活用ください。
